FAQ

Wilt u de schoonmaak gaan uitbesteden? Kijk eerst dan kritisch naar wat er nu werkelijk schoongemaakt moet worden en met wat voor regelmaat. U kunt hiervoor beginnen met het opmaken van een ruimtebestand, hieronder hebben wij een stappenplan uitgeschreven voor het opnemen van een ruimtebestand;

1. Inventariseer welke ruimtes er zijn en welke functie deze ruimte heeft. Hierin bepaal je welke ruimtes er schoongemaakt moeten worden en eventueel waarom
2. Verzamel het aantal vierkante meters van muur tot muur en noteer daarbij de vloerafwerking/soort.
3. Sluit het af met een kwaliteitsontwerp. Daarin wordt vastgelegd hoe schoon het gebouw moet zijn.

Alles perfect schoon is onbetaalbaar. Ieder gebouw vervuilt dus een beetje. U moet zelf aangeven wat voor u nog acceptabel is. Is bijvoorbeeld een bureau dagelijks afnemen noodzakelijk of is eens per week ook voldoende.

Wilt u een kant en klaar document hebben om een inventarisatie te doen van uw ideale schoonmaaksituatie? Vraag hierna bij onze support.

U bent niet alleen bezig met de schoonmaakwerkzaamheden zelf, maar ook met bevoorrading, periodieke taken, management, planning, ondersteuning, coaching, ziekte etc.. Kortom al deze punten kosten u tijd en daarmee geld.  Bovendien werken professionele schoonmaakbedrijven vaak een stuk sneller, efficiënter en hebben zij vaak de juiste ondersteuning vanuit het schoonmaakbedrijf.

Prijzen, uurlonen en/of enige andere vergoedingen kan per klant, opdracht en zelfs locatie verschillen. Hieronder wordt er een beeld gegeven van de meest voorkomende overwegingen in het bepalen van het uurloon voor ons als schoonmaakbedrijf;

• De frequentie van het schoonmaakonderhoud!

Dagelijks, wekelijks of slechts een keer per jaar: de schoonmaakfrequentie is onderdeel voor het bepalen van het uurtarief. Het tarief voor wekelijkse schoonmaakonderhoud ligt vaak hoger dan bijvoorbeeld het tarief voor  dagelijks schoonmaakonderhoud.

• De te reinigen oppervlakte van het pand!

voor kleine ruimtes geldt in de regel een hoger tarief, omdat wij als schoonmaakbedrijf vaak toch veel tijd moeten vrijmaken om de opdracht uit te voeren.

• Hoeveel mensen zijn noodzakelijk voor het schoonmaakonderhoud!

Hoe groter het kantoor is, des te meer mensen er nodig zijn om in een kortere tijd het naar wens achter te laten. Dit resulteert dan natuurlijk in een hoger totaalsom, maar daar staat weer tegenover dat de klus sneller geklaard is.

• De kosten voor middelen en apparatuur!

Kunnen wij met lichte middelen en materialen te werk? Of moeten wij krachtigere middelen en materialen gebruiken? Dit is belangrijk, want de verschillende materiaalkosten worden vaak ook meegenomen in het bepalen van het uurtarief.

In de praktijk wordt dit vaak beloofd, echter door ziekte, verlof, gezinsproblemen en/of financiële problemen kan het zijn dat uw vaste schoonmaakmedewerker afwezig is. Hij/zij zal dan door een andere schoonmaakmedewerker/collega van ons bedrijf worden vervangen.
Mocht dit het geval zijn dan brengen wij de klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Wij streven er altijd naar om op elk object voor zowel schoonmaakonderhoud als detachering een vaste medewerker in te zetten. Zodat u altijd een bekend gezicht heeft dat bij u het schoonmaakonderhoud komt verrichten.

Vastgesteld moet worden welke kwaliteit u wenst. Hoe vaak mag het voorkomen dat iets niet of niet goed is schoongemaakt, welke werkinstructie krijgen de medewerkers? Dat kan worden vastgelegd in de opdracht overeenkomst onder Kwaliteit Meeting Schoonmaakonderhoud. Daarin verwijs je door naar werkinstructies, controlefrequenties en/of een eventuele NEN-norm 2075. De in deze norm gebruikte methode om de kwaliteit van de schoonmaak te meten, vereist wel enige training. U kunt zelf een vierdaagse cursus doen, iemand van uw bedrijf die cursus laten doen of het meten uitbesteden aan een schoonmaakmakelaar die zo'n vier tot zes keer per jaar bij u komt controleren. De kosten daarvoor zijn over het algemeen voor u. Maar bij het afsluiten van het contract kunt u bedingen dat de kosten voor rekening van het schoonmaakbedrijf zijn.

Deze is simpel! Wij gebruiken bij ons schoonmaak maar 2 verschillende soorten overeenkomsten, namelijk;

• Onderhoudsovereenkomst

Wij stellen hierin vast voor welke duur de werkzaamheden zich voortzetten. Wij beginnen met een minimum van 1 jaar oplopend tot maximaal 5 jaar. Deze vorm van overeenkomst komt met een uitvoergarantie, proeftijd van 30 dagen en valt met veel verschillende diensten te combineren.

• Ad Hoc Overeenkomst

Deze vorm van overeenkomst kent geen jaarlijkse binding, dit contract kun je per maand opzeggen en is alleen gebonden door de aangevraagde diensten en/of ontvangen roosters. Wij voeren met dit model vaak alleen ondersteunende taken uit. Denk hierbij aan calamiteiten- spoed- en verhuurservices.

Avond Schoonmaken ligt het meest voor de hand, maar in de praktijk is dit niet altijd het meest handige. De toegangsbeveiliging, sleutelcodes en toegangssleutels dienen te worden aangemaakt en zal er een instructie moeten worden gehouden bij de opstart.  Bovendien enkele locaties kunnen donker en afgelegen liggen, met de consequentie dat het schoonmaakpersoneel zich niet veilig voelt.

Voordeel van avond schoonmaak is dat zowel de schoonmaakmedewerker als uw eigen personeel geen last hebben van elkaar en uw medewerkers de ochtend beginnen in een fris en schoongemaakte ruimte. 

Overdag schoonmaken kan storend zijn voor beide kanten. Uw medewerkers kunnen bijvoorbeeld last hebben van lawaai, verzamelde vuilniszakken, rondlopende schoonmaakmedewerker, natte vloeren, wc's die even niet toegankelijk zijn, koffiemachines die even niet gebruikt kunnen worden. Zo kunnen de schoonmaakmedewerkers last hebben van volle bureaus, bezette ruimtes, bellende medewerkers, passerende medewerkers, medewerkers die sanitair willen gebruiken. Kortom ook hier zijn de nodige overwegingen 

Voordeel is dat u zicht houdt op de schoonmaak en u zo de voortgang goed kunt monitoren. U kunt zien of wij ook doen wat er in het contract staat!

Zorg dat uw gebouw gemakkelijk schoon te maken en ruimtes goed en makkelijk toegankelijk zijn.

U doet dat al door de bovenkanten van kasten en vensterbanken vrij te houden van obstakels. Zorg dat bureaus vrij en opgeruimd zijn. Bij ons heeft de schoonmaker vaak de instructie om niets te verplaatsen en/of zonder toestemming op te ruimen. Daardoor kan dus een bureau niet worden schoongemaakt dat vol ligt met rommel. 

Er zijn verschillende manieren om de schoonmaak te controleren. Dit kan bijvoorbeeld op aantallen uren, frequentie, resultaat en kwaliteit. Opdrachtgevers hebben hierover ook diverse meningen: sommigen controleren de kwaliteit niet of minimaal, anderen laten het over aan het schoonmaakbedrijf om extra controlerondes te lopen. Weer anderen huren externen in om de kwaliteit te controleren.

De Code geeft geen adviezen over wel of niet controleren van de kwaliteit. Die beslissing behoort de opdrachtgever te nemen. Als de opdrachtgever besluit de kwaliteit te meten, dan moet het controleproces wél zorgvuldig zijn. Verder adviseert de Code dat het in te zetten meetsysteem:

1. Reproduceerbaar is: dit geldt voor de gevolgde werkwijze en uitslagvorming. Als twee metingen plaatsvinden met dezelfde werkwijze, moeten deze hetzelfde resultaat opleveren;
2. Objectief is: het systeem moet wetenschappelijk verantwoord zijn opgebouwd;
3. Toegankelijk is: het systeem moet door iedereen kunnen worden toegepast en
4. Transparant is: het moet aan het schoonmaakbedrijf duidelijk zijn hoe het meetsysteem in elkaar zit.

Het is gebruikelijk dat controlerondes worden aangekondigd bij de opdrachtnemer. De Code adviseert te allen tijde de opdrachtnemer(s) kort voor de meting de gelegenheid te geven de controle bij te wonen. Zo ontstaat geen gelegenheid om correctie-activiteiten uit te voeren. Onaangekondigde controlerondes kunnen niet gebruikt worden om het schoonmaakbedrijf op basis van de bevindingen af te rekenen. Dat is geen verantwoordelijk marktgedrag.
Zonder aankondiging controleren of meer controleren dan in het schoonmaakprogramma is opgenomen is alleen opportuun om een indruk te krijgen, voor evaluatiedoeleinden, voor verbetertrajecten en als bouwstenen voor een nieuwe aanpak (bijvoorbeeld nieuw bestek).

De Code adviseert om conform de NEN 2075 norm of met een soortgelijke norm te controleren. De NEN 2075 norm is het kwaliteitsmeetsysteem voor de schoonmaakdienstverlening.
Klik hier voor uitleg over de NEN 2071 norm.

Overigens zegt een voldoende resultaat in een kwaliteitsmeting niet veel over de beleving door gebruikers. Uitslagen kunnen ‘voldoende’ zijn terwijl gebruikers klagen over het in hun ogen ‘slechte schoonmaken’. Dit heeft te maken met het afgesproken schoonmaakprogramma (te zien als de vertaling van het door de opdrachtgever gewenste resultaat).

Voorbeeld:
In een schoonmaakprogramma is afgesproken dat 1x per week wordt schoongemaakt. NEN 2075 keurt kort na die ene keer schoonmaken. Als dàt dan goed is uitgevoerd zal dit leiden tot een ‘voldoende’ beoordeling. Gebruikers begrijpen daar vaak niets van. Zij zijn en blijven ontevreden terwijl het schoonmaakonderhoud ‘voldoende’ is uitgevoerd. In dit voorbeeld is de oplossing om 2 of 3 x per week te laten schoonmaken ipv 1 x.

Bij het schoonhouden van kantoren, onderwijsinstellingen, zorginstellingen of bedrijfspand komt meer kijken dan je denkt. We zetten de belangrijkste voordelen op een rij:

Schoonmaak uitbesteden levert tijdswinst op!

Bij de schoonmaak uitbesteden aan een schoonmaakbedrijf, kun je je volledig richten op je core business. Dit geldt niet alleen voor de schoonmaakwerkzaamheden zelf, maar ook voor de aansturing of het regelen van vervanging bij ziekte en verlof. Bovendien werken professionele schoonmakers vaak sneller en efficiënter dan je eigen medewerkers. Naast een behoorlijke tijdswinst levert dit een flinke kostenbesparing op.

Met schoonmaak uitbesteden haal je kwaliteit in huis!

Door een professioneel schoonmaakbedrijf in te huren, maak je van tevoren afspraken over het dienstenpakket en de te leveren kwaliteit. Professionele schoonmaakbedrijven houden regelmatig kwaliteitscontroles, zodat je in één oogopslag kunt zien hoe de kwaliteit zich heeft ontwikkeld in jouw bedrijfspand.

Gebruik van hoogwaardige en milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen!

Een professioneel schoonmaakbedrijf weet precies welke materialen, werkmethoden en schoonmaakmiddelen bij jouw pand en wensen passen. Hierdoor realiseren zij het beste resultaat. Zij werken niet alleen met de beste mensen, maar ook met de juiste middelen. Zo wordt verantwoord en duurzaam ondernemen steeds belangrijker. De middelen reinigen daarom niet alleen doeltreffend, maar zijn ook duurzaam en milieuvriendelijk.

Eenvoudig aanvullende diensten bij schoonmaak uitbesteden afnemen!

Bij het schoonmaken van een bedrijfspand komt meer kijken dan het onderhoud van de bureaus en vloeren. De meeste schoonmaakbedrijven leveren meerdere aanvullende diensten, zoals het aanvullen en vervangen van toiletpapier, handdoekrollen, handzeep, afwasmiddelen en luchtverfrissers. Andere voorbeelden van aanvullende diensten zijn gevel- en tapijtreiniging, vloeronderhoud en glasbewassing. Er zijn ook specialistische diensten voor industrieën. Denk hierbij aan silo reinigen.